Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich: was Arbeitgeber aufzeichnen müssen.

Aufzeichnungspflicht nach § 26 AZG: wer aufzeichnen muss

Die Pflicht trifft den Arbeitgeber. Er führt in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden (§ 26 Abs. 1 AZG). Das AZG gilt für Arbeitnehmerinnen, Arbeitnehmer und Lehrlinge ab 18 Jahren (§ 1 Abs. 1). Ausgenommen sind etwa leitende Angestellte, deren Arbeitszeit nicht gemessen wird oder die Lage und Dauer selbst bestimmen (§ 1 Abs. 2 Z 8). Für Jugendliche unter 18 gilt das Kinder- und Jugendlichen-Beschäftigungsgesetz (USP).

Ihr Team darf die Zeiten selbst eintragen, wenn das vereinbart ist. Verantwortlich bleiben Sie: Sie leiten an, lassen sich die Aufzeichnungen aushändigen und kontrollieren sie (§ 26 Abs. 2 AZG). Haben Sie Filialen, müssen die Aufzeichnungen dort vor Ort einsehbar sein (Arbeitsinspektion).

Was aufgezeichnet wird: Beginn, Ende und Pausen

Aufzuzeichnen sind die tatsächlich geleisteten Zeiten, grundsätzlich Beginn und Ende der Arbeitszeit und der Ruhepausen (Arbeitsinspektion). Daraus müssen Tages- und Wochenarbeitszeit sowie tägliche und wöchentliche Ruhezeit hervorgehen (USP).

• Durchrechnung, etwa bei Gleitzeit: Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums (§ 26 Abs. 1 AZG).
• Arbeit am Wochenende oder Feiertag: Ort, Dauer und Art der Beschäftigung und die gewährte Ersatzruhe (§ 25 ARG).
• Pausen: Ihre Aufzeichnung entfällt nur, wenn eine Betriebsvereinbarung oder schriftliche Einzelvereinbarung sie festlegt und niemand davon abweicht (§ 26 Abs. 5 AZG).
• Ihr Team kann einmal im Monat die kostenlose Übermittlung seiner Aufzeichnungen verlangen (§ 26 Abs. 8 AZG).

Fixe Arbeitszeit, Gleitzeit und Saldenaufzeichnung

Ein Dienstplan ersetzt die Aufzeichnung grundsätzlich nicht, denn aufzuzeichnen sind die tatsächlich geleisteten Zeiten (Arbeitsinspektion). Anders bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung: Dann bestätigen Sie ihre Einhaltung zumindest am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode und auf Verlangen des Arbeitsinspektorats und zeichnen nur Abweichungen laufend auf (§ 26 Abs. 5a AZG). Die Einteilung muss enthalten, was eine Aufzeichnung enthält, auch die Pausen (Arbeitsinspektion).

Gleitzeit braucht eine Betriebsvereinbarung oder, ohne Betriebsrat, eine schriftliche Gleitzeitvereinbarung (§ 4b Abs. 2 AZG). Die tägliche Normalarbeitszeit darf dabei 10 Stunden nicht überschreiten, unter Bedingungen 12 (§ 4b Abs. 4). Mit einem Zeiterfassungssystem bekommt Ihr Team nach jeder Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift (§ 26 Abs. 2).

Saldenaufzeichnung heißt: nur die Dauer der Tagesarbeitszeit. Sie genügt für Beschäftigte, die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen oder überwiegend in ihrer Wohnung arbeiten (§ 26 Abs. 3 AZG).

Ruhepausen nach § 11 AZG, Ruhezeit nach § 12 AZG

Dauert die Arbeit am Tag mehr als sechs Stunden, steht eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten zu. Wenn es dem Team dient oder betrieblich nötig ist, teilen Sie sie in zweimal 15 oder dreimal 10 Minuten (§ 11 Abs. 1 AZG). Sie liegt spätestens nach sechs Stunden, ist echte Freizeit und zählt nicht zur Arbeitszeit, außer etwa der Kollektivvertrag sieht das vor (Arbeitsinspektion).

Nach Ende der Tagesarbeitszeit folgen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit (§ 12 Abs. 1 AZG). Der Kollektivvertrag kann sie auf 8 Stunden verkürzen. Die Verkürzung wird binnen zehn Kalendertagen ausgeglichen; unter 10 Stunden ist sie nur mit weiteren Maßnahmen im Kollektivvertrag zulässig (§ 12 Abs. 2).

Jede Woche gebühren 36 Stunden ununterbrochene Ruhe samt Sonntag, spätestens ab Samstag 13 Uhr, an Feiertagen mindestens 24 Stunden; Arbeit in dieser Zeit braucht eine Ausnahme nach dem ARG (§§ 3 und 7 ARG).

Höchstarbeitszeit nach § 9 AZG: Tag und Woche

Die Normalarbeitszeit beträgt 8 Stunden am Tag und 40 in der Woche (§ 3 Abs. 1 AZG); viele Kollektivverträge sehen weniger vor (Arbeitsinspektion). Mit Überstunden darf die Arbeitszeit 12 Stunden am Tag und 60 in der Woche nicht überschreiten (§ 9 Abs. 1).

Über 17 Wochen gerechnet sind im Schnitt höchstens 48 Stunden je Woche erlaubt; der Kollektivvertrag kann den Zeitraum auf 26 oder 52 Wochen verlängern (§ 9 Abs. 4 AZG). Überstunden über 10 Stunden am Tag oder 50 in der Woche darf Ihr Team ohne Angabe von Gründen ablehnen (Arbeitsinspektion).

Gastronomie: geteilter Dienst und Saisonbetrieb

Im Gast-, Schank- und Beherbergungsgewerbe darf die Ruhezeit für Küche und Service bei geteilten Diensten auf 8 Stunden sinken. Geteilt ist ein Dienst, wenn eine Ruhepause von mindestens drei Stunden den Arbeitstag unterbricht. Ausgeglichen wird durch eine längere Ruhezeit binnen vier Wochen, in Saisonbetrieben möglichst während der Saison, spätestens im Anschluss daran (§ 12 Abs. 2a AZG).

Allgemein lässt der Kollektivvertrag für das Hotel- und Gastgewerbe laut Arbeitsinspektion 10 Stunden Ruhezeit zu und rechnet den 48-Stunden-Schnitt über 26 Wochen.

Nutzt ein Saisonbetrieb die Verkürzung auf 8 Stunden, darf das Team seine Zeiten nicht selbst aufzeichnen. Sie vermerken dann in den Aufzeichnungen, dass Sie § 12 Abs. 2a nutzen, sowie Beginn und Ende der Saison (§ 26 Abs. 2a AZG). Für Jugendliche gelten diese Verkürzungen nicht (Arbeitsinspektion).

Vorlage, Excel oder Zeiterfassung: Form und Aufbewahrung

Eine bestimmte Form schreibt § 26 AZG nicht vor. Papier, eine Tabelle in Excel oder ein Zeiterfassungssystem sind möglich, solange die tatsächlichen Zeiten darin stehen und die Aufzeichnungen im Betrieb aufliegen. Als Vorlage bietet die Arbeitsinspektion Musterformulare an, für Tage mit einer oder mit mehreren Pausen.

Das Arbeitsinspektorat darf die Aufzeichnungen vor Ort einsehen oder anfordern (§ 26 Abs. 6 AZG, § 8 ArbIG). Aufzubewahren sind sie mindestens ein Jahr (Arbeitsinspektion), bei Durchrechnung ab dem Ende des Durchrechnungszeitraums; andere Vorschriften können längere Fristen vorsehen (USP).

Fehlen Aufzeichnungen und lässt sich die Arbeitszeit deshalb nicht feststellen, sind Verfallsfristen für Ansprüche Ihres Teams gehemmt (§ 26 Abs. 9 AZG).

Strafen nach § 28 AZG

Die Bezirksverwaltungsbehörde bestraft den Arbeitgeber:

• Keine Aufzeichnungen: 72 bis 1.815 Euro, im Wiederholungsfall 145 bis 1.815 Euro (§ 28 Abs. 2 Z 7 AZG).
• Aufzeichnungen mangelhaft, Auskunft oder Einsicht verweigert: 20 bis 436 Euro (§ 28 Abs. 1 Z 3).
• Höchstgrenzen überschritten, Pausen oder Ruhezeit nicht gewährt: 72 bis 1.815 Euro, im Wiederholungsfall 145 bis 1.815 Euro (§ 28 Abs. 2 Z 1 bis 3).
• Lässt sich die Arbeitszeit mangels Aufzeichnungen nicht feststellen, wird für jede Person gesondert bestraft (§ 28 Abs. 8).

Häufige Fragen