Belegerteilungspflicht und digitaler Beleg.

Wer einen Beleg ausgeben muss

Die Belegerteilungspflicht steht in § 132a BAO. Sie trifft jeden Unternehmer im Sinn des § 2 Abs 1 UStG, der für eine Lieferung oder Leistung eine Barzahlung erhält. Sie gilt ab dem ersten Barumsatz, unabhängig davon, ob Sie eine Registrierkasse führen müssen.

Als Barzahlung zählen auch Bankomat- und Kreditkarte, andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, Barschecks und eigene Gutscheine, die Sie an Geldes statt annehmen. Auch eine bare Anzahlung braucht einen Beleg. Die Pflicht gilt ebenso für Kleinunternehmer und für umsatzsteuerfreie Umsätze (Erlass des Finanzministeriums, BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitte 4 und 4.3).

Ohne Registrierkasse dürfen Sie den Beleg von Hand schreiben, zum Beispiel aus einem Kassenblock mit fortlaufender Nummer. Eine Durchschrift bewahren Sie sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres auf (§ 132a Abs 6 BAO). Keinen Beleg brauchen vor allem die Fälle der Barumsatzverordnung 2015, etwa Umsätze im Freien bis 45.000 Euro netto im Jahr oder Automaten bis 20 Euro je Verkauf (§ 1 Abs 4, §§ 2 und 4 BarUV).

Was auf dem Beleg stehen muss

§ 132a Abs 3 BAO nennt fünf Mindestangaben:

• eine eindeutige Bezeichnung des Unternehmers, laut Erlass in der Regel Name und Anschrift
• eine fortlaufende Nummer, die den Geschäftsfall einmalig kennzeichnet
• den Tag der Ausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
• den Betrag der Barzahlung; es genügt, wenn er sich aus den Angaben errechnen lässt

Zusätzliche Angaben mit Registrierkasse

Mit Registrierkasse kommen nach § 11 RKSV vier Angaben dazu: die Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, der Betrag getrennt nach Steuersätzen und der maschinenlesbare Code, in der Regel als QR-Code. Dieser Code trägt die Signatur des Belegs. Er ist nicht dasselbe wie ein Link zum digitalen Beleg. Storno- und Trainingsbelege sind als solche zu bezeichnen (§ 11 Abs 3 RKSV), ein Belegduplikat ebenso (Erlass, Abschnitt 4.5.6).

Den Namen des Kunden verlangt § 132a BAO nicht. Braucht ein Firmenkunde eine Rechnung, gelten zusätzlich die Regeln des § 11 UStG. Bis 400 Euro Gesamtbetrag genügen die Angaben einer Kleinbetragsrechnung, darunter der Steuersatz (§ 11 Abs 6 UStG).

Digitaler Beleg seit 1. Oktober 2026

Elektronische Belege waren schon vorher zulässig, wenn der Beleg unmittelbar nach der Zahlung für den Kunden verfügbar war. Seit 1. Oktober 2026 sagt § 132a Abs 1 BAO zusätzlich: ein elektronischer Beleg gilt jedenfalls als verfügbar, wenn der Kunde ihn im Zusammenhang mit dem Bezahlen vor Ort mit einem Endgerät auslesen kann. Die Änderung kommt aus dem Abgabenänderungsgesetz 2025 (BGBl. I Nr. 97/2025). Sie haben damit zwei Wege (BMF, Erlass Abschnitt 4.2):

• Sie übermitteln den Beleg direkt an den Kunden, etwa per E-Mail oder App.
• Sie zeigen ihn vor Ort auf einem Bildschirm, damit der Kunde ihn mit seinem Gerät mitnimmt.

Beleg per E-Mail oder QR-Code: was gilt?

Für den Bildschirm gelten drei Regeln: er ist dem Kunden zugewandt, der Kunde kann den Beleg ohne Ortswechsel auslesen, und der Beleg steht ausreichend lange zur Mitnahme bereit. Eine bestimmte Technik schreibt das BMF nicht vor. Ein QR-Code am Bildschirm, über den der Kunde den Beleg aufs Handy lädt, kommt deshalb in Frage. Als Form nennt der Erlass zum Beispiel E-Mail, E-Mail-Anhang und Web-Download, als PDF, Textdatei oder XML.

Der Beleg wird wie bisher bei der Zahlung in der Registrierkasse erstellt und signiert. Die Belegerteilung bleibt eine Bringschuld: Sie bieten den Beleg an, der Kunde muss nicht danach fragen. Wie Sie den Beleg erteilt haben, dokumentieren Sie im Aufzeichnungssystem.

Muss ich den Beleg ausdrucken?

Nicht in jedem Fall. Ein richtig angebotener elektronischer Beleg ist dem Papierbeleg gleichwertig. Der Kunde und die Organe des Finanzamts haben aber immer das Recht auf einen Ausdruck (§ 132a Abs 1 BAO). Dieses Recht gilt gleich nach der Zahlung und auch nachträglich, spätestens bis Geschäftsschluss des Tages, an dem bezahlt wurde. Dann muss der Kunde den Geschäftsfall genauer bezeichnen: Betrag, Datum, Uhrzeit und Bezeichnung der Ware oder Leistung.

Der Erlass empfiehlt deshalb, im Geschäft zumindest eine Druckmöglichkeit vorzusehen (Abschnitt 4.7). Druckt ein Bondrucker, der zum Kunden zeigt, den Beleg gleich nach der Zahlung, gilt er mit dem Hinweis „Bitte nehmen Sie sich den Beleg“ als ausgehändigt (Abschnitt 4). Ausdrucken müssen Sie außerdem Startbeleg, Jahresbeleg und Schlussbeleg Ihrer Registrierkasse (Abschnitt 4.5.7).

Gibt es eine Grenze von 35 Euro?

Nein. § 132a BAO kennt keine Betragsgrenze, der Beleg ist bei jeder Barzahlung fällig. Die Zahl stammt aus einem Entschließungsantrag im Nationalrat vom 11. Dezember 2024 (20/A(E), XXVIII. GP). Er fordert die Bundesregierung auf, ein Gesetz vorzulegen, nach dem die Belegerteilungspflicht nur für Netto-Umsätze über 35 Euro gilt. Der Budgetausschuss hat ihn am 21. Februar 2025 und am 18. September 2025 vertagt. Ein Gesetz ist daraus nicht geworden.

Eine Grenze je Verkauf gibt es nur bei Automaten: für Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten mit Einzelumsätzen bis 20 Euro entfällt die Belegerteilungspflicht (§ 4 BarUV).

Muss der Kunde den Beleg mitnehmen? Strafe bei Verstößen

Ja, der Kunde muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen (§ 132a Abs 5 BAO). Das gilt sinngemäß auch für den elektronischen Beleg. Aufbewahren muss er ihn danach nicht. Verweigert er die Annahme, hat das für ihn keine finanzstrafrechtlichen Folgen, und Ihre Pflicht ist erfüllt, wenn Sie den Beleg angeboten haben. Bei einer Kontrolle muss der Kunde aber mitwirken, etwa Auskunft geben, ob er einen Beleg bekommen hat (Erlass, Abschnitte 4.7 und 7.4).

Wer vorsätzlich keinen Beleg ausstellt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs 1 lit d FinStrG. Die Geldstrafe beträgt bis zu 5.000 Euro (§ 51 Abs 2 FinStrG, Erlass Abschnitt 7.3). Das ist eine Obergrenze, kein fester Betrag.

Häufige Fragen