E-Rechnung in Österreich: was Pflicht ist und was nicht.

Was eine E-Rechnung ist

Der Begriff hat zwei Bedeutungen. Im Umsatzsteuerrecht ist jede Rechnung elektronisch, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird, auch ein PDF per E-Mail (§ 11 Abs 2 UStG). Als Rechnung gilt sie, wenn der Empfänger zustimmt und Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sieben Jahre lang gewährleistet sind.

Die E-Rechnung im engeren Sinn ist strukturiert: eine Datei, die ein Programm ohne Abtippen verarbeiten kann (§ 2 e-Rechnungsverordnung). Nur diese nimmt der Bund an, und ab 1. Juli 2030 meint auch das EU-Recht mit elektronischer Rechnung nur noch diese Form (Art. 217 der Mehrwertsteuerrichtlinie in der Fassung der Richtlinie (EU) 2025/516). Ein PDF ist das nicht.

E-Rechnung an den Bund: Pflicht seit 2014

Wer an eine Bundesdienststelle liefert oder für sie Leistungen erbringt, muss seit 1. Jänner 2014 E-Rechnungen ausstellen und übermitteln (§ 5 Abs 2 IKTKonG, § 3 e-Rechnungsverordnung). Papierrechnungen nehmen die Bundesdienststellen nicht mehr an. Ausgenommen sind Bar- und Sofortzahlungen (§ 1 Abs 4 e-Rechnungsverordnung). Ausländische Vertragspartner sind nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten verpflichtet, mit Sitz in Österreich aber voll (USP).

Zu den Angaben nach § 11 UStG kommen sechs weitere (§ 4 e-Rechnungsverordnung). Lieferantennummer und Auftragsreferenz teilt Ihnen die Dienststelle schon mit der Beauftragung mit:

• die Lieferantennummer, die Ihnen die Bundesverwaltung zugeordnet hat
• die Auftragsreferenz
• die Positionsnummern, wenn sie in der Beauftragung stehen
• die Bankverbindung mit IBAN und BIC
• die Zahlungsbedingungen
• Ihre E-Mail-Adresse

Einreichen über e-rechnung.gv.at

Es gibt zwei Wege: das Unternehmensserviceportal des Bundes und das Peppol-Netz (§ 5 Abs 2 e-Rechnungsverordnung). Für das USP brauchen Sie eine Registrierung, der Dienst heißt dort e-Rechnung.gv.at. Im Peppol-Netz genügt das Peppol-Zertifikat; alle Empfänger des Bundes haben dieselbe Teilnehmer-ID 9915:b, die richtige Stelle ergibt sich aus der Auftragsreferenz.

Jede Rechnung wird beim Einbringen automatisch auf formale Fehler geprüft und gilt erst nach der Übernahme durch die Dienststelle als ordnungsgemäß eingebracht (§ 5 Abs 5 IKTKonG). Zur Bestätigung kommt eine Kopie als PDF an Ihre E-Mail-Adresse. Signieren müssen Sie nichts, und auch ein Dritter, etwa ein Wirtschaftstreuhänder, darf für Sie einbringen. Im USP haben Sie drei Arten zur Wahl:

• das Online-Formular: Sie tippen die Rechnung im Portal ein, ganz ohne eigenes Programm
• den Upload einer fertigen Datei, etwa ebInterface oder UBL
• den Webservice für die automatische Übermittlung aus Ihrem Programm

E-Rechnung zwischen Unternehmen: Stand 2026

Eine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen gibt es in Österreich nicht. § 11 Abs 2 UStG verlangt in der heute gültigen Fassung für jede elektronische Rechnung die Zustimmung des Empfängers. Ein PDF per E-Mail ist also erlaubt, wenn Ihr Kunde einverstanden ist, und Papier bleibt erlaubt. Auch an Länder, Städte und Gemeinden müssen Sie derzeit keine E-Rechnung schicken, obwohl diese sie über e-rechnung.gv.at annehmen (USP).

Seit 14. April 2025 dürfen die EU-Staaten die E-Rechnung für Umsätze im Inland von sich aus vorschreiben und auf die Zustimmung des Empfängers verzichten (Art. 1 und Art. 6 Abs 1 der Richtlinie (EU) 2025/516). Im österreichischen Recht steht eine solche Pflicht nicht, Stand 21. Oktober 2026.

Eine Regel gilt für jede elektronische Rechnung: Stellen Sie dieselbe Rechnung in mehreren Formaten aus, etwa als PDF und XML, vermerken Sie das auf der Rechnung. Sonst droht eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung (USP).

Die Formate: ebInterface, Peppol und XRechnung

ebInterface ist das österreichische XML-Format für E-Rechnungen, gepflegt vom Arbeitskreis E-Billing der AUSTRIAPRO mit Unterstützung der Wirtschaftskammer. Die Version 6.1 gibt es seit 25. August 2022, sie berücksichtigt die europäische Norm EN 16931. e-rechnung.gv.at nimmt ebInterface 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1 an und empfiehlt 6.1; 4.0 bis 4.2 nimmt es seit 6. April 2022 nicht mehr an.

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein europaweites Netz für den Austausch von E-Rechnungen. Die Rechnung darin folgt Peppol BIS Billing 3.0, einer Teilmenge von UBL 2.1. Der Bund nimmt UBL über Peppol, per Upload und über den Webservice an.

XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an die deutsche Verwaltung, betrieben von der KoSIT, in Kraft in der Version 3.0 seit 1. Februar 2024. Welches Format Sie brauchen, bestimmt der Empfänger.

ViDA: was die EU ab 2030 vorschreibt

ViDA steht für VAT in the Digital Age, Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter. Grundlage ist die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates vom 11. März 2025, im Amtsblatt veröffentlicht am 25. März 2025, in Kraft seit 14. April 2025. Ab 1. Juli 2030 gilt:

• Rechnungen werden grundsätzlich als strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 ausgestellt. Pflicht ist das für Umsätze mit den neuen digitalen Meldepflichten, also grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen in der EU, etwa die innergemeinschaftliche Lieferung. Für andere Umsätze dürfen die Staaten Papier und PDF weiter zulassen (Art. 218 neu).
• Die Rechnung für diese Umsätze ist spätestens zehn Tage nach dem Steuertatbestand auszustellen, eine Sammelrechnung spätestens zehn Tage nach Monatsende (Art. 222 und 223 neu).
• Die Rechnungsdaten gehen je Umsatz an die Steuerverwaltung, an Stelle der heutigen Zusammenfassenden Meldung (Art. 262 bis 264 neu).
• Eine Rechnung nach EN 16931 braucht keine Zustimmung des Empfängers mehr (Art. 232 neu).
• Die Mitgliedstaaten, also auch Österreich, müssen diese Regeln bis 30. Juni 2030 umsetzen (Art. 6 Abs 5).

Deutschland: was österreichische Lieferanten wissen sollten

In Deutschland ist die E-Rechnung zwischen Unternehmen für Umsätze seit 2025 die Regel. Papier und andere Formate erlaubt eine Übergangsregel noch für Umsätze bis Ende 2026, im Jahr 2027 nur bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz (§ 27 Abs 38 dUStG). Die Pflicht gilt aber nur, wenn Lieferant und Kunde in Deutschland ansässig sind, dort also Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte haben (§ 14 Abs 2 dUStG). Ein österreichisches Unternehmen ohne all das ist nicht erfasst.

Häufige Fragen