Jahresbeleg der Registrierkasse: erstellen und prüfen.

Was ist der Jahresbeleg der Registrierkasse?

Jede Registrierkasse zählt ihre Barumsätze laufend zusammen, im Umsatzzähler (§ 8 Abs. 1 RKSV). Zu jedem Monatsende speichert sie den Zwischenstand als signierten Beleg über 0 Euro im DEP: den Monatsbeleg (§ 8 Abs. 2).

Der Monatsbeleg mit dem Zählerstand zum Jahresende heißt Jahresbeleg (§ 8 Abs. 3). Er ist kein zusätzlicher Beleg; der Erlass sagt ausdrücklich, dass der Jahresbeleg zugleich der Monatsbeleg für Dezember ist (Abschnitt 4.5.7).

Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege sind Nullbelege, also Belege mit Betrag 0. Sie sind signiert und in die Belegkette eingebunden und sichern so die vollständige Erfassung der Umsätze. In Monaten ohne Geschäftstätigkeit braucht eine nicht verwendete Kassa keinen Monatsbeleg (Erlass Abschnitt 4.5.7).

Wann erstellen Sie den Jahresbeleg?

Am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag Ihrer Umsätze, grundsätzlich bis 31. Dezember (Erlass Abschnitt 4.5.7). Ein abweichendes Wirtschaftsjahr ändert daran nichts.

Erstellen Sie ihn nach dem letzten Umsatz. Kommt nach dem Jahresbeleg noch ein Beleg, brauchen Sie einen neuen Jahresbeleg (Erlass Abschnitt 4.5.7).

• Saisonbetriebe: zu Saisonende, spätestens vor Beginn der Tätigkeit im neuen Jahr.
• Betriebe ohne Sperrstunde: vor oder nach Mitternacht, wenn es der Betrieb zulässt; der Zeitpunkt soll mit dem Jahresabschluss der Kassa zusammenfallen.
• Lokale, die über Mitternacht offen haben: Den Monatsbeleg dürfen sie nach Ende der Öffnungszeit erstellen, spätestens am nächsten Öffnungstag, wenn dieser bald folgt. Für den Jahresbeleg nennt der Erlass diese Möglichkeit nur bei Betrieben ohne Sperrstunde.
• Mehrere Kassen: Jede Kassa hat ihren eigenen Umsatzzähler und damit ihren eigenen Jahresbeleg.
• Kassa ausgefallen: Ist der Jahresbeleg deshalb nicht möglich, dokumentieren Sie das (Erlass Abschnitt 4.5.7).

Jahresbeleg prüfen: Frist bis 15. Februar

Den Jahresbeleg prüfen Sie wie den Startbeleg (§ 8 Abs. 3 in Verbindung mit § 6 Abs. 4 RKSV). Geprüft wird, ob Signatur und verschlüsselter Umsatzzähler zu den Daten passen, die in FinanzOnline gemeldet sind (Erlass Abschnitt 3.5.3.2).

Die Frist steht im Erlass: Die Prüfung muss spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt sein (Abschnitt 4.5.7). Für den Jahresbeleg 2026 ist das der 15. Februar 2027. Die RKSV selbst nennt kein Datum.

Das Ergebnis finden Sie in FinanzOnline unter „Daten der Registrierkasse“, „Übermittelte Belege anzeigen“ (BMF-Handbuch Punkt 3.4.1.1). Ist die Prüfung fehlerfrei, verlangt der Erlass keine weitere Dokumentation (Abschnitt 3.5.3.2).

Jahresbeleg prüfen mit der Belegcheck-App

Die App „BMF Belegcheck“ ist kostenlos, für Android und iOS. So gehen Sie vor:

• In FinanzOnline unter „Eingaben“, „Registrierkassen“ einen Authentifizierungscode anfordern. Das geht, sobald eine Kassa registriert ist (Erlass Abschnitt 3.3.3.4).
• Den Code in der App eingeben. Damit ist die App für Ihr Unternehmen freigeschaltet.
• Den QR-Code auf dem ausgedruckten Jahresbeleg scannen. Das Ergebnis zeigt die App sofort an.
• Geht der Code verloren, fordern Sie in FinanzOnline einen neuen an.

Jahresbeleg automatisch über FinanzOnline prüfen

Kassen mit Internetzugang können den Jahresbeleg über das Registrierkassen-Webservice von FinanzOnline prüfen. Die Kassa schickt den Beleg selbst, das Ergebnis kommt online zurück; Belegcheck-App und Authentifizierungscode sind dafür nicht nötig (BMF-Handbuch Punkt 1.3.1, Erlass Abschnitt 3.5.3.2).

Dafür legen Sie in FinanzOnline einen eigenen Benutzer für das Registrierkassen-Webservice an und tragen seine Daten in der Kassa ein (BMF-Handbuch Punkt 4.1). Ob Ihre Kassa das kann, sagt Ihnen der Anbieter. Die RKSV nennt beim Ausdruck keine Ausnahme für das Webservice (§ 8 Abs. 3); drucken Sie den Jahresbeleg deshalb auch dann aus.

Jahresbeleg drucken und aufbewahren

Die RKSV verlangt, den Jahresbeleg auszudrucken und nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 8 Abs. 3). Für den Ausdruck sorgen Sie selbst (Erlass Abschnitt 4.5.7).

Die Frist beträgt sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht (§ 132 Abs. 1 BAO). Den Jahresbeleg 2026 bewahren Sie also mindestens bis Ende 2033 auf.

Für den Monatsbeleg verlangt die RKSV keinen Ausdruck; er wird im DEP gespeichert (§ 8 Abs. 2). Ausdruck und Aufbewahrung nennt der Erlass für Start-, Jahres- und Schlussbelege (Abschnitt 4.5.7).

Jahresbeleg vergessen oder Prüfung fehlgeschlagen: was jetzt?

Haben Sie den Jahresbeleg nicht erstellt oder nicht geprüft, holen Sie es so bald wie möglich nach und halten Sie fest, wann und warum. Wie das Finanzamt einen verspäteten Jahresbeleg beurteilt, regeln RKSV und Erlass nicht ausdrücklich. Steht schon ein Umsatz des neuen Jahres in der Kassa, enthält ein später erstellter Beleg nicht mehr den Zählerstand zum Jahresende; klären Sie das Vorgehen dann mit Ihrem Kassenanbieter und Ihrer Steuerberatung.

Schlägt die Prüfung fehl, behandeln Sie die Kassa wie eine mit ausgefallener Signatur (§ 8 Abs. 3 in Verbindung mit § 6 Abs. 4 RKSV): Die Belege tragen bis zur Behebung den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“, das Prüfergebnis wird protokolliert und aufbewahrt. Liegt der Fehler nur an falschen Registrierungsdaten in FinanzOnline, korrigieren Sie diese und prüfen erneut (sinngemäß nach Erlass Abschnitt 3.5.3.3). Sonst wenden Sie sich an Ihren Kassenanbieter.

Häufige Fragen