Registrierkasse in FinanzOnline anmelden.

Was Sie vor der Anmeldung brauchen

Die Registrierung läuft über FinanzOnline, durch Sie selbst oder Ihre bevollmächtigte steuerliche Vertretung (§ 16 Abs 1 RKSV). Bereitlegen sollten Sie:

• Einen Zugang zu FinanzOnline, als Einzelunternehmer in der Regel mit ID Austria, oder eine steuerliche Vertretung mit Vertretungsvollmacht und Vollmacht nach § 90a BAO (BMF-Handbuch Punkte 1.2 und 3.1.1; BMF, Zugang zu FinanzOnline).
• Ein Signatur- oder Siegelzertifikat für Registrierkassen von einem Vertrauensdiensteanbieter. Darin steht Ihr Ordnungsbegriff: Steuernummer, UID oder GLN (§ 15 RKSV, Erlass Abschnitt 3.3.2.2.2). Für die Anmeldung brauchen Sie Anbieter und Seriennummer.
• Von der Kassa: die Kassenidentifikationsnummer und den Benutzerschlüssel AES-256 mit 44 Zeichen, oft dazu einen vierstelligen Prüfwert (BMF-Handbuch Punkt 3.3.1).
• Für den Weg über das Webservice: eine Kassa, die es unterstützt, und einen eigenen Webservice-Benutzer (BMF-Handbuch Punkt 1.3.1).

Von Hand, per Datei oder über das Webservice

Die Anmeldung schickt keine Umsätze an das Finanzamt; FinanzOnline speichert nur Zertifikat und Kassa (Erlass, Abschnitt 3.3.3). Für die Meldungen gibt es drei Wege (BMF-Handbuch Punkte 1.3 und 2):

• Von Hand: Sie tragen alles in FinanzOnline unter „Eingaben“, „Registrierkassen“ ein und prüfen den Startbeleg mit der App BMF Belegcheck.
• Per Datei: Erstellt Ihre Kassa XML-Dateien, laden Sie diese unter „Eingaben“, „Übermittlung“, „Registrierkasse“ hoch. Das Ergebnis kommt in Ihre FinanzOnline-Nachrichten.
• Über das Webservice: Die Kassa übermittelt Signatureinheit, Kassa, Startbeleg, Jahresbeleg sowie Außer- und Wiederinbetriebnahme selbst. Das Prüfergebnis kommt online an die Kassa zurück, die Belegcheck-App brauchen Sie dafür nicht.

Den Webservice-Benutzer anlegen

Der Webservice-Benutzer ist ein eigener Zugang nur für die Kassa: Er ruft das Registrierkassen-Webservice auf, kann aber nicht in FinanzOnline einsteigen (BMF-Handbuch Punkt 4.1.3). Ihre persönlichen Zugangsdaten halten Sie geheim und geben sie nicht weiter, auch nicht an den Kassenanbieter (§ 1 Abs 3 FOnV 2006, ab 1. Jänner 2027 § 9 FOnV 2027). Was unter Ihren Zugangsdaten übermittelt wird, gilt als Ihre Meldung, auch über ein Webservice (§ 1 Abs 4 FOnV 2006, § 18 FOnV 2027). Ab 1. Jänner 2027 geht der Einstieg in FinanzOnline nur mit ID Austria, einem gleichwertigen Identifizierungsmittel oder Zugangsdaten mit zweitem Faktor; beim Webservice ist der zweite Faktor nicht nötig (§ 4 Abs 1 FOnV 2027). So legen Sie den Benutzer an:

• In FinanzOnline „Eingaben“, „Registrierkassen“ öffnen und „Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice“ wählen.
• Eine Benutzer-Identifikation festlegen: 8 bis 12 Zeichen, mindestens ein Buchstabe und eine Ziffer, ohne Umlaute und Sonderzeichen.
• Eine PIN festlegen und wiederholen: 8 bis 128 Zeichen, mindestens ein Buchstabe und eine Ziffer.
• Mit „Anlegen“ bestätigen. FinanzOnline zeigt sofort die Teilnehmer-Identifikation an.
• Teilnehmer-Identifikation, Benutzer-Identifikation und PIN in der Kassa eintragen.
• Alternativ: in der Benutzerverwaltung („Admin“, „Benutzer Einzel“) einen Benutzer anlegen und „Benutzer für Registrierkassen-Webservice“ auf „Ja“ setzen (Punkt 4.1.2).

Signatureinheit und Kassa registrieren

Von Hand registrieren Sie zuerst die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit, dann die Kassa (BMF-Handbuch Punkt 1.4). Dabei gilt:

• Signatureinheit: FinanzOnline fragt die Art ab (Signaturkarte, eigenes HSM oder HSM eines Dienstleisters), den Vertrauensdiensteanbieter und die Seriennummer des Zertifikats (Punkt 3.2.1, Erlass Abschnitt 3.3.3.1).
• Kassa: FinanzOnline fragt die Kassenidentifikationsnummer ab, den Benutzerschlüssel AES-256 und, falls die Kassa einen liefert, den Prüfwert (Punkt 3.3.1). Den Schlüssel übernehmen Sie am besten elektronisch aus der Kassa und fügen ihn mit Kopieren ein; das empfiehlt das BMF.
• FinanzOnline prüft dabei beim Vertrauensdiensteanbieter, ob das Zertifikat mit dieser Seriennummer existiert, gültig ist und zu Ihrem Ordnungsbegriff gehört (§ 16 Abs 2 RKSV, Erlass Abschnitt 3.3.3.2).
• Eine Signatureinheit kann mehrere Kassen bedienen. Zertifikat und Kassen registrieren Sie getrennt, ihre Verbindung melden Sie nicht (Erlass, Abschnitte 3.3.1 und 3.3.3.1).

Den Startbeleg prüfen

Unmittelbar nach der Registrierung prüfen Sie den Startbeleg, den ersten Beleg der Kassa über 0 Euro (§ 6 Abs 1 und 4 RKSV). Geprüft wird, ob Signatur und verschlüsselter Umsatzzähler zu dem Zertifikat und dem AES-Schlüssel passen, die Sie gemeldet haben (Erlass, Abschnitt 3.5.3.2).

Beim Webservice brauchen Sie dafür keinen Authentifizierungscode (Erlass, Abschnitt 3.5.3.2), beim Datei-Upload wird der Beleg aus der Datei geprüft (BMF-Handbuch Punkt 1.3.2). Melden Sie von Hand, prüfen Sie mit der App BMF Belegcheck. In FinanzOnline sehen Sie das Ergebnis bei der Kassa unter „Übermittelte Belege anzeigen“ (Punkt 3.3.6). Wie Sie den Startbeleg aufbewahren und was bei einem Fehler gilt, erklärt unser Ratgeber zum Startbeleg.

Die Frist für die Anmeldung

Als Inbetriebnahme gilt die Einrichtung des Datenerfassungsprotokolls mit dem Startbeleg (§ 6 Abs 1 RKSV). Ab diesem Zeitpunkt haben Sie eine Woche: Bis dahin müssen die Registrierung in FinanzOnline und die Prüfung des Startbelegs abgeschlossen sein (§ 6 Abs 3 RKSV, Erlass Abschnitt 3.5.1). Kassieren dürfen Sie schon ab dem Startbeleg (Erlass, Abschnitt 3.5.3.1).

Sie können auch zuerst registrieren; so beschreibt es das BMF-Handbuch: Signatureinheit in Betrieb nehmen, Signatureinheit registrieren, Kassa registrieren, Startbeleg erstellen, Startbeleg prüfen, dann kassieren (Punkt 1.4).

Fehler bei der Anmeldung und was hilft

• Zertifikat wird nicht gefunden: Seriennummer, Anbieter und Ordnungsbegriff mit dem Vertrag vergleichen. Die Seriennummer kann hexadezimal oder dezimal angegeben sein; die Liste in FinanzOnline zeigt beide Schreibweisen (BMF-Handbuch Punkt 3.2.2). Läuft die Kassa schon mit einem Zertifikat, das sich nicht verifizieren lässt, brauchen Sie eine neue Signatureinheit, eine neue Registrierung und einen neuen Startbeleg (Erlass, Abschnitt 3.3.3.2).
• Prüfung fehlerhaft wegen falscher Daten in FinanzOnline, etwa bei Kassenidentifikationsnummer oder AES-Schlüssel: Daten korrigieren und den Startbeleg erneut prüfen (Erlass, Abschnitt 3.5.3.3). Ändern lassen sich diese Felder nur, solange die Prüfung des Startbelegs nicht OK ist (BMF-Handbuch Punkt 3.3.3). Liegt der Fehler in der Kassa selbst, wenden Sie sich an Ihren Kassenanbieter.
• Später im Betrieb: Einen Ausfall über 48 Stunden und die endgültige Außerbetriebnahme melden Sie ohne unnötigen Aufschub, im Allgemeinen binnen einer Woche (§ 17 RKSV, Erlass Abschnitt 3.6). Wie Sie eine Kassa abmelden, steht in unserem Ratgeber zum Kassenwechsel.

Ohne Internet: das Formular RK 1

Ist Ihnen die Meldung über FinanzOnline mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar, melden Sie mit dem amtlichen Vordruck RK 1 (§ 16 Abs 1 RKSV, Erlass Abschnitt 3.5.1). Laut BMF-Handbuch ist das der Weg für Unternehmen ohne Internetanschluss und ohne steuerliche Vertretung. Sie geben das Formular beim Finanzamt ab, das die Schritte dann in FinanzOnline erledigt und auch den Startbeleg mit der Belegcheck-App prüft (Punkte 1.2 und 1.3.4).

Häufige Fragen