Registrierkasse für Kleinunternehmer.

Kleinunternehmerregelung und Registrierkassenpflicht: zwei Grenzen

Die Kleinunternehmerregelung steht im Umsatzsteuergesetz. Kleinunternehmer ist, wessen Umsätze die Grenze von 55.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr nicht und im laufenden Jahr noch nicht übersteigen (§ 6 Abs 1 Z 27 UStG). Seit 1. Jänner 2025 zählt das vereinbarte Entgelt, eine fiktive Umsatzsteuer wird nicht mehr herausgerechnet. Mit Sitz in Österreich gilt die Befreiung ohne Antrag ab dem ersten Umsatz (USP).

Die Registrierkassenpflicht steht in der Bundesabgabenordnung und hat eigene Grenzen (§ 131b Abs 1 Z 2 BAO). Nach dem Erlass des Finanzministeriums gilt sie unabhängig davon, ob Umsätze echt oder unecht von der Umsatzsteuer befreit sind (BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 2.3); die Kleinunternehmerregelung ist eine unechte Befreiung (USP). Die Unterschiede:

• Wofür: Die 55.000 Euro entscheiden über die Umsatzsteuer, die 15.000 und 7.500 Euro über Registrierkasse und Signatur.
• Was zählt: Für die Kleinunternehmergrenze zählen grundsätzlich alle Umsätze, egal wie bezahlt wird. Für die 7.500 Euro zählen nur Barumsätze, dazu Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort (§ 131b Abs 1 Z 3 BAO).
• Bezug: Die Kleinunternehmergrenze gilt für alle Umsätze des Unternehmens (USP), die Grenzen der Registrierkasse gelten je Betrieb (Erlass, Abschnitt 3.8.1).
• Zeitraum: Die Kleinunternehmergrenze schaut auf Vorjahr und laufendes Jahr, die Registrierkasse auf das laufende Kalenderjahr (Erlass, Abschnitt 3.8.2).

Wann Kleinunternehmer eine Registrierkasse brauchen

Sie brauchen eine Registrierkasse, sobald ein Betrieb beide Grenzen überschreitet. Gerechnet wird netto, ohne Umsatzsteuer (Erlass, Abschnitt 3.8.1). Als Kleinunternehmer stellen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung, Ihre Einnahmen sind also bereits der Nettobetrag.

Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie beide Grenzen erstmals überschritten haben (§ 131b Abs 3 BAO). Sind Sie als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit, gilt dafür das Quartal (Erlass, Abschnitt 3.8.2). Überschreiten Sie die Grenzen etwa im Mai, endet das Quartal am 30. Juni, und Sie brauchen die Registrierkasse ab 1. Oktober. Drei Beispiele für ein Kalenderjahr:

• Friseurin, 38.000 Euro Jahresumsatz, davon 26.000 Euro bar und mit Karte im Salon: Registrierkasse nötig, obwohl sie Kleinunternehmerin ist.
• Grafiker, 48.000 Euro Jahresumsatz, fast alles per Überweisung, 3.000 Euro bar: keine Registrierkasse, aber für jede Barzahlung ein Beleg.
• Kosmetikerin, 14.000 Euro Jahresumsatz, alles bar: keine Registrierkasse, weil der Jahresumsatz unter 15.000 Euro bleibt. Belege gibt sie trotzdem.

Wenn Ihr Umsatz über 55.000 Euro steigt

Überschreiten Sie die Kleinunternehmergrenze um nicht mehr als 10 Prozent, also bis 60.500 Euro, bleibt die Befreiung bis zum Ende des Kalenderjahres. Im Folgejahr gilt sie nicht mehr. Liegen Sie mehr als 10 Prozent darüber, entfällt die Befreiung schon ab dem Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, und für alle weiteren Umsätze (§ 6 Abs 1 Z 27 UStG, USP).

Sobald die Befreiung entfällt, weisen Sie Umsatzsteuer aus: Die Artikel in der Registrierkasse brauchen ab diesem Umsatz ihren Steuersatz, der Beleg zeigt die Beträge getrennt nach Steuersätzen (§ 11 RKSV), und der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung entfällt.

Sie können auch freiwillig verzichten, etwa um Vorsteuer abzuziehen: schriftlich beim Finanzamt mit dem Formular U12, wirksam ab Beginn eines Kalenderjahres und bindend für mindestens fünf Kalenderjahre (§ 6 Abs 3 UStG, USP).

Beleg ausgeben ohne Registrierkasse

Die Belegerteilungspflicht gilt auch unter der Kleinunternehmergrenze und für umsatzsteuerfreie Umsätze (Erlass, Abschnitt 4.3). Sie beginnt mit dem ersten Barumsatz, Bankomat- und Kreditkarte eingeschlossen (§ 132a Abs 1 BAO). Ausnahmen regelt vor allem die Barumsatzverordnung (§ 1 Abs 4 BarUV).

Ohne Registrierkasse genügt ein Beleg von Hand, zum Beispiel aus einem Kassenblock mit fortlaufender Nummer. Davon fertigen Sie eine Durchschrift an und bewahren sie sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres auf (§ 132a Abs 6 BAO). Welche Angaben auf den Beleg gehören und wann ein digitaler Beleg reicht, erklärt unser Ratgeber zur Belegerteilungspflicht.

Daneben gilt die Einzelaufzeichnungspflicht: Wer Einnahmen und Ausgaben aufzeichnet, soll alle Bargeschäfte einzeln festhalten (§ 131 Abs 1 Z 2 lit c BAO).

Der Beleg ohne Umsatzsteuer

Als Kleinunternehmer stellen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung (USP). In der Registrierkasse gehören unecht befreite Umsätze zum Steuersatz 0 %, und auf dem Beleg erscheinen sie als Umsätze mit 0 % (Erlass, Abschnitte 3.3.4 und 4.6.6).

Für Rechnungen gilt § 11 UStG. Seit 1. Jänner 2025 dürfen Kleinunternehmer unabhängig vom Betrag die vereinfachte Rechnung verwenden, die sonst nur bis 400 Euro erlaubt ist (§ 11 Abs 6 UStG). Auf einer Rechnung mit allen Angaben verlangt das Gesetz bei steuerfreien Umsätzen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 11 Abs 1 Z 3 lit e UStG). Für vereinfachte Rechnung und Kassenbeleg nennen § 11 Abs 6 UStG und § 132a BAO ihn nicht ausdrücklich. Ein Satz wie „Umsatzsteuerbefreit, Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG“ erklärt Ihrem Kunden aber, warum keine Steuer ausgewiesen ist.

Weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Steht trotz der Befreiung ein Steuerbetrag auf der Rechnung, schulden Sie ihn dem Finanzamt, solange Sie die Rechnung gegenüber dem Kunden nicht berichtigen (§ 11 Abs 12 UStG, USP).

Welche Kassa für den Anfang reicht

Für Kleinunternehmer gelten dieselben technischen Regeln wie für alle. Registrierkasse ist jedes elektronische Aufzeichnungssystem, mit dem Sie Bareinnahmen einzeln erfassen, auch ein serverbasiertes (Erlass, Abschnitt 3.1.1). Für einen kleinen Betrieb kann das eine Kassa auf Tablet oder PC sein. Was sie nach der RKSV können muss, steht in unserem Ratgeber zur Registrierkassenpflicht.

Auch eine gemietete Kassa braucht eine eigene, auf Ihr Unternehmen ausgestellte Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit, und Sie melden beides selbst in FinanzOnline an (Erlass, Abschnitt 3.1.1.2). Eine Signatureinheit kann mehrere Kassen bedienen (Abschnitt 3.3.1). Wie die Anmeldung geht, erklärt unser Ratgeber zur Anmeldung in FinanzOnline.

Ins Zertifikat kommt ein Ordnungsbegriff Ihres Unternehmens: Steuernummer, UID oder GLN (§ 15 Abs 2 RKSV, Erlass Abschnitt 3.3.2.2.2). Die Steuernummer genügt. Anspruch auf eine UID haben Kleinunternehmer nur, wenn sie sie für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten brauchen (USP).

Was eine Registrierkasse für Kleinunternehmer kostet

Die Kosten der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit tragen Sie selbst (§ 15 Abs 1 RKSV). Dazu kommen die Kassa als Kauf, Miete oder Abo, gegebenenfalls ein Bondrucker und die Einrichtung. Vergleichen Sie Angebote deshalb über ein ganzes Jahr, mit allem, was Sie brauchen.

Für Kleinunternehmer kommt dazu: Sie haben keinen Vorsteuerabzug (USP). Die Umsatzsteuer auf Kassa, Drucker und Gebühren bleibt bei Ihnen; rechnen Sie also mit Bruttopreisen, auch wenn ein Anbieter netto ausschreibt.

Häufige Fragen