Registrierkasse wechseln, Schritt für Schritt.

Wann ist der beste Zeitpunkt, die Registrierkasse zu wechseln?

RKSV und Erlass schreiben keinen Zeitpunkt für einen Kassenwechsel vor. Sie können also jederzeit umsteigen; der Ablauf ist immer derselbe.

Am bequemsten ist der Jahreswechsel. Das ganze alte Jahr liegt dann in der alten Kassa, das neue ganz in der neuen. Die alte Kassa endet mit ihrem Jahresbeleg, die neue beginnt im Jänner mit dem Startbeleg. Auswertungen und Unterlagen für die Steuerberatung kommen dann je Jahr aus einem System.

Bestellen Sie die Signatur für die neue Kassa rechtzeitig. Ohne funktionsfähige Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit gibt es keinen Startbeleg (§ 6 Abs. 1 RKSV, Erlass Abschnitt 3.5.2).

Die alte Kassa abschließen: Jahresbeleg und Schlussbeleg

Läuft die alte Kassa bis 31. Dezember, braucht sie zuerst ihren Jahresbeleg, den Monatsbeleg Dezember. Sie drucken ihn aus, prüfen ihn spätestens bis 15. Februar und bewahren ihn auf (§ 8 Abs. 3 RKSV, Erlass Abschnitt 4.5.7). Am sichersten prüfen Sie ihn, bevor Sie die Kassa abmelden.

Danach erstellen Sie den Schlussbeleg, einen Beleg über 0 Euro. Die RKSV verlangt, ihn auszudrucken und nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 17 Abs. 8 RKSV). Der Erlass lässt auch eine elektronische Fassung zu und verlangt, ihn gemeinsam mit dem gesicherten DEP aufzubewahren (Abschnitt 3.6.2). Eine Prüfung wie beim Start- oder Jahresbeleg schreibt die RKSV für den Schlussbeleg nicht vor.

Ist die alte Kassa kaputt, entfällt der Schlussbeleg: Eine ausgefallene Registrierkasse wird ohne Schlussbeleg in FinanzOnline abgemeldet (Erlass Abschnitt 3.6.2).

Registrierkasse in FinanzOnline abmelden: Frist und Ablauf

Die Außerbetriebnahme melden Sie ohne unnötigen Aufschub (§ 17 Abs. 1 Z 3 RKSV). Der Erlass versteht darunter im Allgemeinen längstens eine Woche (Abschnitt 3.6); auch das BMF-Handbuch nennt für die endgültige Außerbetriebnahme eine Woche.

In FinanzOnline finden Sie die Meldung unter „Eingaben“, „Registrierkassen“. Sie wählen die endgültige Außerbetriebnahme, den Grund und tragen Datum und Uhrzeit des Beginns ein (§ 17 Abs. 2 RKSV, BMF-Handbuch Punkt 3.3.4). Ist Ihnen FinanzOnline technisch nicht zumutbar, melden Sie über das Finanzamt mit dem Vordruck RK 1 (Erlass Abschnitt 3.5.1).

Verwenden Sie die Signatur der alten Kassa nicht weiter, etwa weil das Zertifikat beim alten Anbieter liegt, melden Sie auch die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit außer Betrieb (§ 17 Abs. 1 Z 3 RKSV).

Nicht abmelden müssen Sie eine Kassa, die nur in den Betriebsferien oder außerhalb der Saison ruht (Erlass Abschnitt 3.6).

DEP und Daten der alten Kassa aufbewahren: sieben Jahre

Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) enthält jeden Barumsatz der Kassa (§ 7 Abs. 1 RKSV). Jede Kassa muss es jederzeit im Exportformat der RKSV ausgeben können (§ 7 Abs. 5). Exportieren Sie es vollständig, solange Sie noch Zugang zur alten Kassa haben.

Aufzubewahren sind der DEP-Export, die vierteljährlichen Sicherungen (§ 7 Abs. 3 RKSV) sowie Start-, Jahres- und Schlussbelege. Die Frist beträgt sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen (§ 132 Abs. 1 BAO). Für 2026 heißt das: bis Ende 2033, und länger, solange sie für ein anhängiges Verfahren beim Finanzamt von Bedeutung sind.

Elektronisch aufbewahren ist erlaubt, wenn sich die Daten bis zum Ende der Frist vollständig und inhaltsgleich wiedergeben lassen (§ 132 Abs. 2 BAO). Verlangt das Finanzamt Einsicht, müssen Sie die Daten auf eigene Kosten lesbar machen (§ 132 Abs. 3 BAO). Klären Sie deshalb mit dem alten Anbieter, womit Sie das DEP später öffnen.

Neue Kassa anmelden: Signatur, Startbeleg, FinanzOnline

Die neue Kassa beginnt mit einem leeren DEP und einem Umsatzzähler auf 0 (Erlass Abschnitt 3.5.2). Sie bekommt eine Kassenidentifikationsnummer, die in Ihrem Unternehmen eindeutig ist (§ 5 Abs. 4 RKSV).

• Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit beschaffen; das Zertifikat trägt Ihre UID, Steuernummer oder GLN (§ 15 RKSV, Erlass Abschnitt 3.3.2.2.2).
• Startbeleg erstellen, den ersten Beleg der Kassa über 0 Euro (§ 6 Abs. 1 RKSV). Danach dürfen Sie kassieren (Erlass Abschnitt 3.5.3.1).
• Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit, falls neu, und Kassa in FinanzOnline registrieren (§ 16 RKSV).
• Startbeleg prüfen, mit der Belegcheck-App des BMF oder über das Webservice von FinanzOnline direkt aus der Kassa (§ 6 Abs. 4 RKSV).
• Startbeleg ausdrucken und sieben Jahre aufbewahren (Erlass Abschnitt 4.5.7, § 132 BAO).

Frist für den Startbeleg: eine Woche

Registrierung und Prüfung des Startbelegs müssen spätestens eine Woche nach der Inbetriebnahme abgeschlossen sein (§ 6 Abs. 3 RKSV, Erlass Abschnitt 3.5.1). Als Inbetriebnahme gilt die Einrichtung des DEP mit dem Startbeleg (§ 6 Abs. 1 RKSV).

Schlägt die Prüfung fehl, behandeln Sie die Kassa wie eine mit ausgefallener Signatur (§ 6 Abs. 4 RKSV). Sie dürfen weiter kassieren, die Belege tragen bis zur Behebung den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ (Erlass Abschnitt 3.5.3.3). Liegt der Fehler nur an falschen Daten in FinanzOnline, korrigieren Sie diese und prüfen den Startbeleg erneut.

Artikel und Kunden übernehmen

Artikel, Preise und Kunden übernehmen Sie am besten als Datei. Fragen Sie den alten Anbieter nach einem Export, etwa als CSV- oder Excel-Datei, solange Ihr Zugang noch läuft. Prüfen Sie nach dem Einlesen Preise und Steuersätze an einigen Artikeln, bevor Sie den ersten echten Beleg ausstellen.

Checkliste: Registrierkasse wechseln

• Dezember: Signatur für die neue Kassa bestellen, Artikel und Kunden aus der alten Kassa exportieren.
• 31. Dezember: nach dem letzten Umsatz den Jahresbeleg der alten Kassa erstellen und ausdrucken.
• Jänner: Jahresbeleg prüfen, Schlussbeleg erstellen und ausdrucken, DEP vollständig exportieren.
• Alte Kassa in FinanzOnline außer Betrieb melden, im Allgemeinen binnen einer Woche.
• Neue Kassa: Startbeleg erstellen, registrieren und prüfen, binnen einer Woche.
• Belege, DEP und Sicherungen sieben Jahre aufbewahren.

Häufige Fragen