Registrierkassenpflicht in Österreich.

Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht steht in § 131b BAO. Sie gilt für Betriebe, also Gewerbe, selbständige Tätigkeit und Land- und Forstwirtschaft. Die Pflicht besteht ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze dieses Betriebs 7.500 Euro im Jahr überschreiten. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Wer 40.000 Euro Umsatz macht, aber nur 5.000 Euro davon bar oder mit Karte vor Ort kassiert, braucht keine Registrierkasse.

Gerechnet wird netto, also ohne Umsatzsteuer, bei beiden Grenzen. So steht es im Erlass des Finanzministeriums zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht (BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitte 3.8.1 und 6.2.1.8). Jahr ist das Kalenderjahr. Führen Sie mehrere Betriebe, gilt die Grenze für jeden Betrieb getrennt.

Was als Barumsatz zählt, auch Karte und Bankomat

Barumsatz heißt nicht nur Bargeld. Als Barzahlung gilt nach § 131b Abs 1 Z 3 BAO auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, die Hingabe von Barschecks und die Einlösung eigener Gutscheine, Bons und Geschenkmünzen, die Sie an Geldes statt annehmen.

Laut Erlass (Abschnitt 2.4.14) zählt die Karte dann als bar, wenn vor Ort bezahlt wird, etwa im Geschäftslokal und im Beisein des Unternehmers. Keine Barzahlung sind:

• Zahlungsanweisung und Online-Banking-Überweisung
• PayPal, Einziehungsaufträge und Daueraufträge
• Kartenzahlungen über das Internet, die nicht vor Ort erfolgen
• der Verkauf eines Wertgutscheins; zum Barumsatz wird erst die Einlösung (Erlass, Abschnitt 3)

Ab wann Sie die Kassa haben müssen

Die Pflicht gilt mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie beide Grenzen erstmals überschritten haben (§ 131b Abs 3 BAO). Voranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat. Für Unternehmer, deren Umsätze im Vorjahr 100.000 Euro nicht überstiegen haben, kommt das Kalendervierteljahr in Betracht (Erlass, Abschnitt 3.8.2). Zwei Beispiele des Unternehmensserviceportals:

• Monatliche Voranmeldung: Grenzen im Februar überschritten, Registrierkassenpflicht ab 1. Juni.
• Vierteljährliche Voranmeldung: Grenzen im April überschritten, Registrierkassenpflicht ab 1. Oktober.

Registrierkassenpflicht für Kleinunternehmer

Kleinunternehmerregelung und Registrierkassenpflicht sind zwei getrennte Grenzen. Kleinunternehmer ist, wessen Umsätze im Vorjahr 55.000 Euro nicht und im laufenden Jahr noch nicht übersteigen (§ 6 Abs 1 Z 27 UStG). Diese Befreiung betrifft nur die Umsatzsteuer. Die Registrierkassenpflicht gilt unabhängig davon, ob Ihre Umsätze von der Umsatzsteuer befreit sind (Erlass, Abschnitt 2.3).

Ein Kleinunternehmer mit 30.000 Euro Jahresumsatz, davon 12.000 Euro bar und mit Karte vor Ort, braucht also eine Registrierkasse. Ist er von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit, gilt für den Beginn der Pflicht das Quartal als Voranmeldungszeitraum (Erlass, Abschnitt 3.8.2).

Ausnahmen: Kalte-Hände-Regelung, Onlineshop, mobile Leistungen

Die Barumsatzverordnung 2015 (BarUV) nimmt einige Fälle aus. Wo die vereinfachte Losungsermittlung zulässig ist, besteht weder Registrierkassenpflicht noch Belegerteilungspflicht (§ 1 Abs 4 BarUV). Die Tageslosung ermitteln Sie dann per Kassasturz, dokumentiert und für jede Kassa gesondert, solange Sie keine Einzelaufzeichnungen führen, aus denen sich die Losung ermitteln lässt (§ 1 Abs 1 bis 3 BarUV).

• Kalte-Hände-Regelung: Umsätze von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen und Plätzen, nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumen, bis 45.000 Euro netto im Kalenderjahr. Dieselbe Grenze gilt für Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten, für einen Buschenschank mit höchstens 14 Öffnungstagen im Jahr und für Kantinen gemeinnütziger Vereine an höchstens 52 Tagen (§ 131 Abs 4 Z 1 BAO, § 2 BarUV).
• Bestimmte Umsätze wirtschaftlicher Geschäftsbetriebe begünstigter Körperschaften, etwa ein kleines Feuerwehrfest (§ 3 BarUV).
• Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten mit Einzelumsätzen bis 20 Euro (§ 4 BarUV); für Automaten, die vor 2016 in Betrieb gingen, gilt das ab 1. Jänner 2027.
• Onlineshops: keine Registrierkassenpflicht für Umsätze, die über eine Online-Plattform vereinbart und nicht bar an Sie bezahlt werden (§ 6 BarUV).
• Leistungen außerhalb der Betriebsstätte, etwa mobile Friseure oder Masseure: Sie dürfen die Umsätze nach der Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfassen, wenn Sie bei Barzahlung einen Beleg geben und eine Durchschrift aufbewahren. Das gilt nicht für Taxi und Mietwagen (§ 7 BarUV).

Was eine Registrierkasse nach RKSV können muss

Die technischen Anforderungen stehen in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Jede Registrierkasse braucht nach § 5 RKSV ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) für jeden Barumsatz, einen Drucker oder eine Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Belegen, eine Schnittstelle zu einer Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, den Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 und eine eindeutige Kassenidentifikationsnummer. Jeder Barumsatz wird signiert (§ 131b Abs 2 BAO).

Dazu kommen feste Schritte:

• Startbeleg bei der Inbetriebnahme, danach prüfen (§ 6 Abs 1 und 4 RKSV).
• Signatureinheit und Kassa über FinanzOnline melden, spätestens eine Woche nach der Inbetriebnahme (§ 6 Abs 3, § 16 RKSV).
• Monatsbeleg zu jedem Monatsende (§ 8 Abs 2 RKSV).
• Jahresbeleg ausdrucken, bis 15. Februar des Folgejahres prüfen und aufbewahren (§ 8 Abs 3 RKSV, Erlass Abschnitt 4.5.7).
• DEP mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Medium sichern (§ 7 Abs 3 RKSV).
• Schlussbeleg, wenn Sie die Kassa planmäßig außer Betrieb nehmen (§ 17 Abs 8 RKSV).

Strafen bei Verstößen

Wer die Registrierkassenpflicht vorsätzlich nicht beachtet, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs 1 lit c FinStrG, sofern kein schwereres Finanzvergehen vorliegt. Die Geldstrafe beträgt bis zu 5.000 Euro (§ 51 Abs 2 FinStrG). Das ist eine Obergrenze, kein fester Betrag. Dieselbe Obergrenze gilt für einen fehlenden Beleg (§ 51 Abs 1 lit d FinStrG).

Fehlt die Sicherheitseinrichtung, verlieren Bücher und Aufzeichnungen außerdem die Vermutung der sachlichen Richtigkeit (§ 163 BAO). Meist folgt eine Schätzung durch das Finanzamt (§ 184 BAO, Erlass Abschnitt 7.2). Wer eine Kassa mit einem Programm manipuliert, kann mit bis zu 25.000 Euro bestraft werden (§ 51a FinStrG).

Was sich 2026 geändert hat

Die Grenzen der Registrierkassenpflicht sind gleich geblieben. § 131b BAO gilt in seiner Fassung seit 1. April 2017. Neu ist anderes:

• Seit 1. Jänner 2026 liegt die Grenze für Umsätze im Freien, auf Hütten, im Buschenschank und in kleinen Vereinskantinen bei 45.000 Euro netto statt 30.000 Euro (§ 131 Abs 4 Z 1 BAO in der Fassung des Abgabenänderungsgesetzes 2025, BGBl. I Nr. 97/2025).
• Seit 1. Oktober 2026 gilt ein elektronischer Beleg jedenfalls als verfügbar, wenn der Kunde ihn vor Ort mit einem Endgerät auslesen kann. Auf Verlangen bekommt er einen Ausdruck (§ 132a Abs 1 BAO).
• Der Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht gilt in der Fassung vom 29. September 2026 (BMF-AV Nr. 175/2026).

Häufige Fragen