Startbeleg der Registrierkasse: erstellen und prüfen.

Was ist der Startbeleg?

Die RKSV nennt den Startbeleg den ersten Beleg, der unter einer Kassenidentifikationsnummer erstellt wird. Er stellt die Verkettung aller weiteren Belege dieser Kassa sicher (§ 3 Z 26 RKSV).

Technisch ist er ein Barumsatz mit Betrag 0 (§ 6 Abs. 1 RKSV). Weil es noch keinen vorherigen Beleg gibt, fließt die Kassenidentifikationsnummer in die Signatur ein, und der Umsatzzähler steht verschlüsselt auf 0 (§ 4 Abs. 2 RKSV, Erlass Abschnitt 3.5.3.1). Jeder spätere Beleg hängt über die Kette an ihm. In der Bezeichnung soll er als Startbeleg oder Nullbeleg erkennbar sein (Erlass Abschnitt 4.5.7).

Startbeleg erstellen: wann und in welcher Reihenfolge

Sie erstellen den Startbeleg bei der Inbetriebnahme der Kassa. Vorher richtet die Kassa ein leeres DEP, einen Umsatzzähler auf 0, einen AES-Schlüssel und ihre Kassenidentifikationsnummer ein und verbindet sich mit einer funktionsfähigen Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit (Erlass Abschnitt 3.5.2). Ohne Signatur gibt es keinen Startbeleg.

Das BMF-Handbuch beschreibt diesen Ablauf (Punkt 1.4):

• Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit in Betrieb nehmen.
• Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit in FinanzOnline registrieren.
• Die Kassa registrieren, mit Kassenidentifikationsnummer und Benutzerschlüssel für die AES-Verschlüsselung (§ 16 Abs. 1 RKSV).
• Startbeleg erstellen, als Geschäftsfall über 0 Euro oder über eine eigene Funktion der Kassa (Erlass Abschnitt 3.5.3.1).
• Startbeleg prüfen und mit dem laufenden Betrieb beginnen.

Frist: Registrierung und Prüfung binnen einer Woche

Kassieren dürfen Sie schon nach dem Startbeleg (Erlass Abschnitt 3.5.3.1). Registrierung und Prüfung müssen dann spätestens eine Woche nach der Inbetriebnahme abgeschlossen sein (§ 6 Abs. 3 RKSV, Erlass Abschnitt 3.5.1). Die Prüfung selbst verlangt die RKSV unmittelbar nach der Registrierung (§ 6 Abs. 4).

Startbeleg prüfen: Belegcheck-App oder Webservice

Geprüft wird, ob sich die Signatur des Startbelegs mit dem in FinanzOnline gemeldeten Zertifikat nachrechnen lässt und ob der verschlüsselte Umsatzzähler mit dem gemeldeten AES-Schlüssel auf 0 zurückgeht (Erlass Abschnitt 3.5.3.2). So zeigt sich, ob Kassa, Signatur und Registrierung zusammenpassen.

• Belegcheck-App: Die App „BMF Belegcheck“ ist kostenlos. Sie braucht einen Authentifizierungscode, den Sie in FinanzOnline anfordern, sobald eine Kassa registriert ist (Erlass Abschnitt 3.3.3.4). Dann scannen Sie den QR-Code auf dem ausgedruckten Startbeleg.
• Webservice: Die Kassa schickt den Startbeleg selbst an FinanzOnline, ohne Authentifizierungscode (Erlass Abschnitt 3.5.3.2). Dafür braucht sie Internet und Ihren Webservice-Benutzer.

Prüfergebnis, Ausdruck und Aufbewahrung

Das Ergebnis zeigt die App sofort, beim Webservice kommt es an die Kassa zurück. In FinanzOnline steht es in der Liste der Registrierkassen unter „Startbeleg“ (BMF-Handbuch Punkt 3.3.2). Ist die Prüfung fehlerfrei, braucht es keine zusätzliche Dokumentation (Erlass Abschnitt 3.5.3.2). Ab dann lassen sich Kassenidentifikationsnummer und Benutzerschlüssel in FinanzOnline nicht mehr ändern (BMF-Handbuch Punkt 3.3.3).

Den Startbeleg drucken Sie aus und bewahren ihn auf, so wie Jahres- und Schlussbeleg (Erlass Abschnitt 4.5.7, § 6 Abs. 4 RKSV). Die Frist richtet sich nach § 132 BAO: sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres. Weil alle späteren Belege der Kassa an ihm hängen, heben Sie ihn am besten auf, solange die Kassa läuft.

Startbeleg fehlerhaft oder vergessen: was tun?

Schlägt die Prüfung fehl, klären Sie die Ursache so rasch wie möglich. Kassieren dürfen Sie weiter, aber bis zur Behebung wird die Kassa von der Signatur getrennt, und jeder Beleg trägt den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ (§ 6 Abs. 4 RKSV, Erlass Abschnitt 3.5.3.3). Das Prüfergebnis protokollieren Sie und bewahren es mit dem Startbeleg auf.

• Falsche Daten in FinanzOnline, etwa ein Tippfehler im Benutzerschlüssel: richtigstellen und denselben Startbeleg neu prüfen (Erlass Abschnitt 3.5.3.3).
• Zertifikat lässt sich nicht verifizieren: neue Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit beschaffen und registrieren, Kassa neu in Betrieb nehmen (Erlass Abschnitt 3.3.3.2).
• DEP oder Umsatzzähler beschädigt oder ein neues Zertifikat nötig: Kassa und Signatur außer Betrieb nehmen, DEP sichern, in FinanzOnline melden, neu in Betrieb nehmen und registrieren; Ursache und Vorgehen dokumentieren (Erlass Abschnitt 3.5.3.3).
• Registrierung oder Prüfung versäumt: sofort nachholen und festhalten, wann und warum. Eine eigene Sanktion für die Verspätung nennt der Erlass nicht (Abschnitt 7).
• Gar kein Startbeleg: Dann ist die Sicherheitseinrichtung nicht in Betrieb (§ 6 Abs. 1 RKSV). Ohne sie verlieren Ihre Aufzeichnungen die Vermutung der sachlichen Richtigkeit, meist folgt eine Schätzung (§§ 163 und 184 BAO, Erlass Abschnitt 7.2).

Neuer Startbeleg nach Kassenwechsel oder Ausfall

Eine neue Kassa, auch nach einem Anbieterwechsel, beginnt immer mit einem eigenen Startbeleg (§ 6 Abs. 1 RKSV). Auch eine außer Betrieb genommene Kassa durchläuft bei der Wiederinbetriebnahme die Inbetriebnahme neu (Erlass Abschnitt 3.6.2). Eine Kassa, die nur in den Betriebsferien oder außerhalb der Saison ruht, bleibt dagegen angemeldet (Erlass Abschnitt 3.6).

Fällt die Signatur dauerhaft aus, beschaffen und registrieren Sie eine neue und nehmen die Kassa neu in Betrieb. Lässt sich der letzte Barumsatz aus dem DEP feststellen, entfällt der neue Startbeleg; dann genügt ein Sammelbeleg (§ 17 Abs. 7 RKSV).

Startbeleg, Monatsbeleg, Sammelbeleg: die Nullbelege im Überblick

Neben dem Startbeleg kennt die RKSV weitere signierte Belege über 0 Euro (§ 9 Abs. 1 und § 17 Abs. 4 RKSV, Erlass Abschnitt 4.5.7).

• Monatsbeleg: zu jedem Monatsende mit dem Stand des Umsatzzählers, gespeichert im DEP (§ 8 Abs. 2 RKSV).
• Jahresbeleg: der Monatsbeleg Dezember, auszudrucken und bis 15. Februar des Folgejahres zu prüfen (§ 8 Abs. 3 RKSV, Erlass Abschnitt 4.5.7).
• Sammelbeleg: nach einem Ausfall der Signatur, über alle Belege mit dem Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ (§ 17 Abs. 4 RKSV). Aus ihm gehen Beginn und Ende des Ausfalls hervor. Nicht zu verwechseln mit dem Tagessammelbeleg, mit dem Sie händische Belege nach einem Ausfall der Kassa nacherfassen (Erlass Abschnitt 3.6.1).
• Schlussbeleg: bei der planmäßigen Außerbetriebnahme, auszudrucken und aufzubewahren (§ 17 Abs. 8 RKSV).
• Nullbeleg bei der Kassennachschau: Verlangt ihn das Finanzamt, erfassen Sie sofort einen Barumsatz über 0 Euro und händigen den Beleg aus (Erlass Abschnitt 3.7).

Häufige Fragen